Áttekintés
A dokudoku egy dokumentum archiváló rendszer, amely papír alapú és elektronikus dokumentumok digitális archiválását, valamint a keletkezett dokumentumokhoz kapcsolódó munkafolyamat szervezését végzi.
Archiváló rendszer
A dokudoku képes bármely papír alapú dokumentumról készített szkennelt állomány, elektronikus formában előállított PDF állomány, valamint ún. e-akta állomány feldolgozására és tárolására.
Rugalmas struktúra
A dokudoku rendszert úgy alakítottuk ki, hogy annak adatstruktúráját a felhasználó saját maga tudja beállítani, így mindenki ki tudja alakítani a saját cége számára optimális felépítést.
A rendszerben a felhasználó ún. dokumentum típusokat hozhat létre. Ilyen dokumentum típus lehet egy számla, egy szerződés, vagy péládul egy ajánlat. Minden dokumentumtípushoz többek között hozzá lehet rendelni egy egyedi email címet, amin keresztül az adott dokumentumtípus az archiváló rendszerbe küldhető.
Érkeztetés és iktatás
A dokudoku tervezésekor elsődleges szempont volt az egyszerű használhatóság, ez pedig már a dokumentumok beküldésénél kezdődik. A rendszer kétféle betöltési metódussal rendelkezik, egy email interfésszel és egy webes feltöltési lehetőséggel.
Az email interfész lehetővé teszi, hogy bármely anyagot a rendszer részére emailben csatolt állományként juttassunk el. Ez egyfelől nagyon kényelmessé teszi a számítógépről beküldött anyagok kezelését, hiszen csak a levelezőprogramba kell összeválogatni a file-okat, másfelől a ma kapható korszerű nyomtató- és másológépek már szinte kivétel nélkül rendelkeznek email küldési lehetőséggel, így akár közvetlen a másológépről is végezhető az archiválás.
A webes feltöltési lehetőség egy hagyományos feltöltési lehetősége biztosít a felhasználónak, hogy a weblapra bejelentkezve a webes felületen tudjon egyszerre akár több állományt is feltölteni.
Kategorizálás
Beküldés után a rendszer minden dokumentumot a beérkező dokumentumok közé helyez el. Ebben a listában a felhasználó átnézheti, hogy milyen anyagokat kell kategorizáni, kiegészítő információkkal ellátni. A listában kijelölve a kategorizálásra szánt dokumentumokat tudjuk feldolgozni és az adatbázisban elhelyezni az anyagokat.
Tartalom feldolgozás
Kategorizálás közben a rendszer nem csak a felhasználó által megadott adatokat tárolja el az adatbázisban, hanem egy OCR (optikai karakterfelismerő) rendszer segítségével kiolvassa a dokumentum tartalmát és ezt is elhelyezi az adatbázisban. Ennek segítségével a későbbiekben a dokumentum tartalmi részeire is tudunk a keresőben keresni, az eredmények között pedig szerepelni fog minden olyan dokumentum, amely az adott szövete tartalmazza.
Archiválás
A rendszerben az archiválás során minden dokumentumhoz időbélyeget csatolunk és elektronikus aláírással látjuk el. Ezzel a folyamattal biztosítjuk, hogy a rendszerbe bekerült dokumentumok a későbbiekben ne legyen megváltoztathatóak, tehát az eredetiségük, hitelességük ne sérülhessen.
Munkafolyamatok kezelése
A dokudoku tartalmaz egy munkafolyamat kezelő modult, amely lehetőséget biztosít arra, hogy minden egyes dokumentum típushoz saját munkafolyamatot, egy döntési fát hozzunk létre. Ennek a fának a csomópontjaihoz feltételeket és jogosultságokat tudunk rendelni és ezek alapján tudjuk irányítani a dokumentumok áramlását a munkafolyamaton keresztül.
A munkafolyamat egyes lépésihez rendelt felhasználók tudják az egyes állomásokon a dokumentumot jóváhagyni és így a dokumentumot a következő állomásra küldeni.
Keresés
A rendszer minden bizonnyal legtöbbet használt része a kereső lesz. Innen indulva tudjuk megtalálni az archívumban a keresett anyagokat. A rendszer kétféle keresővel rendelkezik, egy szabadszavas, valamint egy részletes keresővel.
A szabadszavas kereső egy Google-stílusú kereső, ahol kulcsszavakat tudunk megadni és ezeket a kulcsszavakat keressük a dokumentum tartalmában, valamint a hozzá csatolt meta-adatokban. A részletes kereső emelett kibővül egy az adott dokumentumtípushoz tartozó speciális kereső csoporttal is, ahol csak az adott típusra jellemző adatok között tudunk keresni.
Felhasználók és jogosultságok
A rendszerben a jogosultságokat ún. szerepkörökhöz tudjuk hozzárendelni. Az egyes szerepkörök tartalmazzák, hogy a rendszerben milyen funkciókat tudunk elérni. A szerepköröket ezek után a felhasználókhoz rendeljük és így alakítjuk ki az egyes felhasználók jogosultsági rendszerét.
Biztonság
Az adatok és a felhasználói tevékenység biztonsága érdekében a felhasználók a dokudoku rendszert titkosított csatornán keresztül is elérhetik. A titkosított csatornán keresztül forgalmazott adatok titkosításra kerülnek, amely titkosítást csak az ügyfél és a szerver számítógép tud visszafejteni, így a kettőjük közötti kommunikációt - hasonlóan a napjainkban már mindennapos online banki ügyintézéshez - illetéktelenek nem tudják lehallgatni.
