Részletes ismertető
A dokudoku rendszer egy integrált és zártan működő archiváló szolgáltatás, amely biztosítja a dokumentumok hozzútávú biztonságos és hatékony megőrzését.
Áttekintő a nyitólapon
A felhasználó a dokudoku rendszerbe való belépése után a dokudoku nyitóoldalára érkezik. Ezen az oldalon áttekintheti a legfontosabb teendőit és a rendszer paramétereit. Jogosultságtól függően látja a beérkezett dokumentumokat az egyes dokumentumtípusokba, valamint a munkafolyamatokban az ő jóváhagyására váró dokumentumok listáját. Ezzel a megoldással Ön minden esetben egy pillantással gyors áttekintést kaphat az aktuális teendőiről.
Dokumentumok feltöltése
A dokudoku rendszer két -féle módon fogad dokumentomokar. Egyfelől lehetőség van arra, hogy a weblapon keresztül a Dokumentumok feltöltése menüpont alatt a megfelelő típust kiválasztva feltöltsük a dokumentumainkat, másfelől pedig lehetőség van arra, hogy az adott dokumentumtípus email címére beküldve a dokumentumot – akár közvetlenül az MFP készülékről – egy levél csatolmányaként iktassuk az archiválni kívánt iratot. Mindkét megoldást úgy alakítottuk ki, hogy az teljes mértékben a felhasználó kényelmét szolgálja és ne jelentsen plusz munkát az archiválni kívánt dokumentumok elektronikus iktatása.
A dokumentumok feltöltésekor a rendszer naplót készít a beérkezett dokumentumokról, ahol tárolja a beküldő adatait, a beküldés idejét és az érkezés típusát.
E-akta kezelés
A dokudoku rendszer képes nem csak papír alapú dokumentumok, hanem a magyar közigazgatásban használt ún. E-akta állományok kezelésére is. A dokudoku rendszer az E-akta állomány betöltése után kiolvassa annak tartalmát, feldolgozza a benne található PDF állományokat, illetve digitális aláírásokat és lehetőséget ad a felhasználónak, hogy az egyes dokumentumokat külön-külön dokumentumtípusok alá rendezze. Ilyen módon megtartjuk az E-akta állomány integritását, ugyanakkor minden dokumentum a megfelelő helyen kerül archiválásra.
Az archiválás alatt az E-akta állományok integritása sértetlen marad, az azokon található digitális aláírások továbbra is érvényesek maradnak.
Karakterfelismerés a dokumentumokon
A dokudoku rendszer optikai karakterfelismerő rendszert használ arra, hogy a betöltött PDF dokumentumokból kinyerje és gépileg feldolgozhatóvá tegye a tartalmat. A folyamat során a PDF dokumentum tartalmát feldolgozás után eltároljuk a dokumentummal együtt az adatbázisban úgy, hogy ennek segítségével a későbbiekben minden dokumentumtok a keresőkön keresztül egyszerűen meg lehessen találni. Ezen kívül lehetőség van arra, hogy a betöltött PDF dokumentumot is kereshetővé tegyük, ún. kétrétegű PDF dokumentumot készítsünk belőle. Ebben az esetben lehetőség van arra, hogy akár egy szkennerrel készült PDF dokumentumban is tudjunk szövegesen keresni és az így készült kétrétegű PDF dokumentumot is eltároljuk az archiváló rendszerben.
Dokumentumok időbélyegzése és aláírása
A dokudoku rendszerbe bekerülő dokumentumokat a hatályos törvényi szabályozásnak megfelelően minősített időbélyeggel és elektronikus aláírással játjuk el. Az időbélyeg elhelyezése garantálja annak a ténynek a biztosítását, hogy az adott dokumentum az adott időpillanatban létezett, az elektronikus aláírás pedig garantálja azt, hogy az adott dokumentum az aláírás elhelyezése óta változatlan formában és tartalommal van a rendszerben. A dokudoku rendszerben mind az időbélyeg, mind pedig az elektronikus aláírást magyarországi akreditál hitelesítő szervezet helyezi el, olyan módon, hogy a hitelesítő szervezet a dokumentum egy ún. lenyomatát, egy egyedi hash-ét kapja meg és ezt időbélyegzi és írja alá, így biztosítva a felhasználóinknak azt, hogy a dokudoku rendszerbe bekerült dokumentumok a rendszerből semmilyen körülmények között nem kerülnek ki.
Keresés
A dokudoku rendszerben két kereső szolgáltatást találnak a felhasználók. Az egyik egy egyszerű Google-stílusú szabadszavas kereső, ahol a beírt kifejezéseket szótövesítés után az adatbázis megfelelő elemein lefuttatjuk és egy meghatározott algoritmus szerint kitesszük a találatokat.
A másik kereső az adott dokumentmtípus egyedi mezőit használó részletes kereső. Itt lehetőségünk van az adott dokumentumtípushoz tartozó egyedi mezők értékeit külön-külön is megadni, így sokkal szűkebb találati listát kaphatunk.
Mindkét kereső modulban az eredményeket úgy listázza a rendszer, hogy kapunk egy rövid betekintért a főbb adatokba, valamint a könnyebb tájékozódás végett látjuk a dokumentum első oldalát előnézeti képként.
Dokumentum részletes nézete
A kereső oldalról megnyitva a dokumentumot, a dokumentum részletes nézete oldalra jutunk. Ezen az oldalon a felhasználó jogosultságától függően minden olyan művelet elvégezhető, amely a dokumentum kezeléséhez kapcsolódik. Végiglapozhatja a PDF fájlt, megnézheti a dokumentum alap- és kiegészítő adatait, megjegyzéseket fűzhet a dokumentumhoz és megnézheti, hogy mások milyen megjegyzéseket tettek, böngészhet a kapcsolódó dokumentumok között, illetve végigkövetheti, hogy milyen munkafolyamaton és hogyan ment végig a dokumentum.
Partnerek és ügyletek kezelése
A dokudoku rendszer támogatja, hogy dokumentumait ne csak archiválja, hanem a mindennapi munkának megfelelően ügyletekhez és partnerekhez rendelhesse. Mind az ügyletek, mind pedig a partnerek szabadon bővíthető adatbázisát a felhasználó a dokudoku felületéről tudja kezelni, így kényelmesen és praktikusan tárolhatja az archivált dokumentumokat pontosan úgy, ahogy azt a papír alapú dokumentum esetén is tenné egy lefűző mappában.
Munkafolyamatok kezelése
Az egyes dokumentumtípusokhoz (például számlákhoz) munkafolyamatot lehet rendelni, amely a dokumentum adataira vonatkozó feltételes elágazásokat tartalmaz. A dokumentum a feltételeknek megfelelően választ magának útvonalat, és a folyamat minden állomásán megáll, amelyről csak akkor mehet tovább, ha az előre meghatározott felelősök ezt jóváhagyják (aláírásukkal szignálják). Ez a folyamat a cégekhez beérkező dokumentumok szervezeti hierarchián történő áthaladását reprezentálja.
Minden dokumentumtípushoz egyedi fastruktúra alakítható ki webes felületen keresztül, programfejlesztői közreműködés nélkül. A folyamat állomásokból, és az őket összekötő feltételrendszerből áll. Az állomásokhoz megadható a jóváhagyó személyek, csoportok listája, hogy hány jóváhagyás szükséges a továbblépéshez, a dokumentum mely mezőinek milyen értéket kell felvennie (egyezés, logikai egyezés, reláció, stb.), hogy az állomásra kerüljön. A dokumentumok elutasítás esetén visszakerülnek a megelőző állomásra. Minden jóváhagyásról, elutasításról napló készül, amely a dokumentum részletes oldalán visszanézhető. A dokumentumok mozgásáról az érintettek, felelősök e-mailben kapnak értesítést.
Felhasználókezelés és jogosultságok
A rendszer funkciói finoman hangolt jogosultságokon keresztül érhetők el. A jogosultságok szerepkörökbe csoportosíthatók, és a felhasználókhoz ezek a szerepkörök rendelhetők hozzá. Ezen túl az egyes felhasználókhoz közvetlenül is hozzá lehet rendelni a jogosultságokat.
A statikus jogosultságokon túl a dokumentum-struktúra kialakításakor az is meghatározható, hogy mely dokumentumtípusok milyen szerepkörök, felhasználók számára érhetők el - egészen pontosan ki milyen műveletet végezhet a fájlokon (keresés, betekintés, elolvasás, letöltés, törlés). Az összes funkció a keresétől a részletes nézeten keresztül figyelembe veszi a felhasználó jogosultságait, és csak a megfelelő hozzáférést biztosítja.
A munkafolyamat-kezelés során meghatározható jóváhagyásért felelős felhasználók is ezen a jogosultsági rendszeren keresztül végezhetik el a feladataikat.
Rugalmas adatstruktúra kialakítása
A rendszerben a különböző iratoknak dokumentumtípusokat kell kialakítani (pl. szerződés, számla, jegyzőkönyv, stb.). Minden dokumentumtípushoz meghatározható, hogy mely tulajdonságokat (pl. beérkezés dátuma) tárolja. A tulajdonságok típusát széles halmazból lehet megadni: az egyszerű szövegtől a dátumon át az előre meghatározott értékkészletig szinte bármi megadható.
A rendszer a fájlokat fájlrendszeren tárolja. Ezt a fájlrendszert igény szerint meg lehet osztani, tehát hagyományos módon is elérhetők a céges dokumentumok. Ahhoz, hogy ezek szépen, strukturáltan legyenek eltárolva, a dokumentumtípusnál meghatározható, hogy a tulajdonságokból milyen elérési utat alakítson ki a rendszer, hová helyezze el a fájlt, és mindezt milyen néven. (pl. szerződések/év-hónap/cégnév/szerződészám.pdf) Ez a tárolási mód lehetővé teszi a cégek számára, hogy a teljes dokumentumtárat rendszeresen mentsék, és ne érezzék úgy, hogy az egyszer már digitalizált dokumentumaik be vannak zárva az általuk választott rendszerbe.
Minden dokumentumtípushoz létrejön egy e-mail cím is, az ide csatolmányként beküldött fájlok megjelennek a dokumentumtípus "beérkező dokumentumok" szekciójában. A beérkezett dokumentumok tulajdonságainak megadását kategorizálásnak nevezzük, a kategorizálást követően történik meg a szövegfelismerés, válik kereshetővé a dokumentum.
